Factuur nummering
De vraag komt voornamelijk voort uit de eisen die eraan worden gesteld door de belastingdienst. Als ik op de site van de belastingdienst kijk dan kan ik eigenlijk alleen vinden dat facturen allemaal een uniek nummer moeten hebben (Link). Uit andere topics haal ik echter dat het niet alleen uniek moet zijn, maar ook opvolgend. Kan iemand dat verduidelijken, of verwerpen?
De vraag is dan namelijk wat te doen met uiteindelijk geannuleerde facturen. Wanneer een gebruiker dus wel aangeeft iets te willen kopen, je het proces start, de factuur maakt, maar de gebruiker uiteindelijk de hele boel stopt om wat voor reden dan ook. Ofwel dan heb je een gat in je factuurnummers (omdat de factuur dus wel al aangemaakt is), ofwel je zou in feite je nummering moeten terugdraaien (wat dan weer enigszins lastig is als je op een auto increment vertrouwt). De factuur pas aanmaken na de (online) betaling is ook weer niet wenselijk wat mij betreft, omdat je dan het factuurnummer niet bij de betalingsgegevens kan voegen.
Alle ideeen, ervaringen en opinies welkom.
(jaar)(maand)(dag)(nummer)
2013 - 12 - 11 - 001
Of als je verwacht meer dan 999 per dag te versturen:
2013 - 12 - 11 - 0000001
In principe schrijf ik hem altijd zo uit:
20131211001
Heb dit ook bij meerdere bedrijven terug zien komen, dus lijkt mij een prima oplossing. Verder nooit problemen mee gehad met de belastigdienst.
Facturen kun je formeel daarom ook niet annuleren of doorhalen. Dan wordt er namelijk omzet "vergeten". Je moet annuleringen tegenboeken met een creditfactuur of creditnota, die eveneens doorlopend wordt genummerd. Een annulering bestaat dus altijd uit twee stukken/bescheiden voor respectievelijk het ontstaan en het vervallen van de vordering/verplichting.
De vorm waarin je nummers noteert, is wel vrij. Je kunt een factuurnummer aanvullen tot een factuurkenmerk met bijvoorbeeld datums of controlecijfers. Als het oorspronkelijke nummer maar doorloopt.
Ik begrijp ook je punt over het niet zomaar kunnen 'verwijderen' van facturen. Punt hier is alleen dat als een gebruiker zegt "ik wil iets" maar er dan achter komt dat hij om wat voor reden niet kan betalen, dan stopt het proces. Dit kan zijn dat hij dat doet nog voor je kan spreken over een gesloten contract, terwijl ik op dat punt wel al een factuurnummer wil hebben om dat bij de betalingsgegevens te kunnen voegen. Jij zegt dus, dat ik dan ook een credit factuur zou moeten maken als de gebruiker dan stopt. Of, dat ik op dat moment eigenlijk helemaal nog geen factuur zou moeten hebben en dus ook het probleem niet moet hebben.
Ik zou daarom altijd ordernummers loskoppelen van factuurnummers. De factuur en daarmee het factuurnummer reik je pas definitief uit als de order is afgerond. Orders die om welke reden dan ook niet worden afgerond, zitten dan niet in de weg.
Voor de volledigheid: je mag eenmaal uitgereikte facturen later niet meer wijzigen. Zou iemand bijvoorbeeld iets bijbestellen, dan moet er een tweede factuur achteraan. (Ik weet niet wat je precies bouwt, maar dat kan dus betekenen dat je misschien nog wat moet normaliseren: één order met meerdere facturen of één factuur voor meerdere orders zouden in het wild kunnen voorkomen.)
Waar ik nog niet aan had gedacht (maar wel logisch) is de splitsing tussen order en factuur. Dan zou ik dus de order opbouwen waarbij er meerder diensten per order kunnen zijn. Dit sla ik allemaal op zodat ik zelf er later ook nog een overzicht heb. Alleen blijft voor mij eigenlijk de vraag, op welk moment maak ik dan die factuur aan?
Wijzigingen in de facturen kunnen inderdaad niet, dat is me bekend. Op zich is dat hier geen probleem. Er kan later wel een wijziging in de geleverde dienst plaatsvinden (door middel van een tussentijdse upgrade bijvoorbeeld), maar dat wordt dan verwerkt in de nieuwe order. De klant krijgt dan een credit in de nieuwe factuur voor het nog niet geleverde deel van de dienst.
Erwin H op 11/12/2013 14:32:42:
Alleen blijft voor mij eigenlijk de vraag, op welk moment maak ik dan die factuur aan?
Formeel moet je hier afgaan op de leveringsdatum — of in jouw geval meer de opleveringsdatum van de dienst. Factureren moet uiterlijk op de vijftiende dag van de maand die volgt op de maand waarin je hebt geleverd. Dus alles van november moet je uiterlijk op 15 december hebben gefactureerd.
Ik zou wel praktische overwegingen mee laten spelen. Om rompslomp te besparen bijvoorbeeld pas factureren wanneer de order echt definitief is. Moeten klanten de factuur voldoen binnen een bepaalde termijn (8, 14 of 30 dagen zijn gebruikelijk), dan is snel factureren echter gunstig voor de cashflow; dan kun je de eerste week van november beter niet pas in de tweede week van december factureren.
In feite geef ik dan ook wel zelf het antwoord al, zodra de gebruiker de betalingsactie initieert maak ik die factuur aan, zodat ook direct het factuurnummer mee kan. Alleen als de gebruiker dan alsnog niet betaalt, dan wordt de order dus geannuleerd en zal ik als ik het goed begrijp dus ook een credit factuur moeten opstellen.
Gewijzigd op 11/12/2013 14:57:19 door Erwin H
Het hangt hier een beetje af van hoe je het juridische spel rond "aanbod en acceptatie" invult, bijvoorbeeld ook in je algemene voorwaarden. Je kunt stellen dat de order een aanbod is die met de betaling wordt geaccepteerd door de klant; daarom factureer je pas als betaling is voltooid. Je kunt je ook harder opstellen en zeggen: besteld is besteld, ook al heb je nog niet betaald, dus hier is onze factuur en graag alsnog binnen 8 dagen betalen...
Enige is dan dat ik het factuurnummer dus niet bij de betalingsgegevens kan plaatsen, alleen het order nummer. Voor mij overigens genoeg, aangezien ik toch geen orders verwacht met meerdere facturen. Op basis van het ordernummer weet ik dus ook het factuurnummer.
Heb ik dus juist weer nooit een credit factuur nodig.